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文書管理を考える

 



東京ガス・エンジニアリングはエンジニアリング会社です。エンジニアリング会社にとって受注した物件のデータをきちんと管理しておくことは、言うまでもなく最も重要な仕事のひとつです。忙しく仕事を遂行していく中で、どうすれば効率的に文書が管理できるかについて考えてみました。

 

基本的なアイテム

文書を管理するといっても、基本は紙の文書です。この紙を整理するためにいろいろな道具がありますね。
常識的なものばかりですが、それらの役割をちょっとおさらいしてみましょう。

◎フォルダー
厚紙を二つ折りにしたような構造で、端にインデックスがついています。たくさんの文書を入れることはできませんが、開け閉めが容易ですので一時的に書類をためておくには便利です。文書同士が留めてありませんので順番はわからなくなりますね。

 

◎ボックスファイル
直接文書を入れることもできますが、一般的には関係のあるフォルダーをまとめて入れておくのがボックスファイルです。箱の側面のインデックスに物件名などを書いておくことができます。ボックスファイルも文書の取り出しは容易ですが、中に入れておくフォルダーの順番は管理できません。もちろんフォルダーより多くの文書を管理できます。

 

◎バインダー
サイズ的には文書ボックスと似たような大きさになりますが、文書を綴じ込んで保管するための道具です。項目ごとにインデックスを付けて見易くすることもできますが、バインダーの最大のメリットは文書の前後関係が固定されることです。逆に文書の出し入れは上記のアイテムに比べると面倒になります。

 

日本におけるバインダー導入の経緯

職業の流動性が高いアメリカでは、もともと文書を整理して誰でもわかるようにしておくという考え方があったようです。その際に活用されたのがフォルダーや文書ボックスでした。そうした考え方が日本に持ってこられたときに、スペースが限られていることから空間を効率的に利用されるバインダーが多く利用されるようになったのです。
このとき、保管に向いているバインダーを一時的な文書管理に無理に使ってしまったことが、日本におけるごちゃごちゃオフィスの一因になっているのかも知れません。(ちょっと大げさでしょうか?)
そういえば外国のオフィスでは、フォルダーの入った引き出し式の書棚があるのをよく見かけるような気がしませんか。確かに場所のゆったりしたアメリカならいいかもしれませんが、日本のオフィスにああいう横長の什器はちょっと収まりが悪いかもしれませんね。

文書管理のステップ

それではどのようにすれば大量の文書をきちんと管理できるのでしょうか。実は、上記の管理ツールの特長を生かしてステップごとに整理をすることが、文書管理の要諦なのです。

@仕掛り案件

まだ、仕事が完了していない案件については、いろいろな情報が飛び込んできますが、必ずしもその順序に意味があるわけではありません。こうした情報は、項目ごとにフォルダーに入れ、それらをまとめてボックスファイルに入れておきましょう。ここでバインダーを使って適当にファイリングしておくと、意味のない時系列のデータが蓄積されていってしまうことにもなりかねません。フォルダーや文書ボックスであれば、文書の入れ替えも容易です。コピーのできないオリジナルの文書は、透明なプラスチックのクリアポケットなどを使うこともありますね。
ファイルを作るときのコツは

一貫性のあるまとめ方をする。
必要以上に細分化しない。
重複項目を作らない。

この辺のやり方で、ファイリングの上手下手が決まるような気もしますね。

A案件終了時

仕事が終わった段階で、ボックスファイルに溜まった資料を整理してバインダーに保存します。この時に不要になった情報を廃棄したり、時系列に並べ替えたりするなどの作業を行います。後から検索しやすいように、カラーインデックスやタックシールなどを活用すると見た目にもきれいですね。(見た目にきれいって、案外大切なことです!)

基本的には文書管理はこれだけのことなのです。まとめて見ると案外簡単であることがわかると思います。あとは実践するかどうかですね。

さらなる展開

実は上記の文書管理の先には、溜まったバインダーをさらに箱に入れて保存したり、コンピューターデータベースを使って情報の検索がしやすいようにしたりすることもあります。また、ファイリングのそれぞれのプロセスを業務担当者が自ら行うのか、あるいはファイリングの専門の担当者を置いて、その人が体系的にファイリングを行うかなど、やり方にもいろいろあるようです。都市がガス供給を含むライフラインを維持するための複雑なシステムを構築し管理していくためには、個人に頼るのではなく組織としてデータをきちんと管理していくことが強く求められていくと思われます。ただ、そうした取り組みの原点は、情報を作り出す担当者の意識の変革であることも見逃せない事実です。

本コンテンツの作成には日本レコードマネージメントの協力を得ました。

 

 

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